SFAなどのツールを導入するうえで、多くの企業が考えることの1つは、「導入が失敗に終わったらどうしよう」といった、ネガティブなものです。
しかし、こういったことの多くは準備不足が招くことであり、しっかりとした準備をすれば問題が起こる可能性を大きく下げることができます。
そこで今回は、SFAの導入失敗事例と導入を失敗にしないために押さえておくべきことをご紹介します。
導入を失敗にしないためには、まずSFA導入のメリットについて理解しておいていただきたいので、まだ詳しくご存知でない方は、以下のリンクよりSFAのメリットについて確認することをおすすめします。
SFA導入の具体的なメリットをご紹介！運用のポイントも解説！
「ビジネスを行う際には、導入が必須のツール」とまで言われることもあるSFA（Sales Force Automation）。
導入することで多くのメリットがあるために「導入が必須」とまで言われるようになっていますが、具体的にどのようなメリットがあるかご存知でない方もいらっしゃるかもしれません。
SFAの導入失敗事例
SFAの導入を失敗にしないためには、どのような失敗が多いのかを知っておくべきです。
そこで、まずは、よくあるSFA導入の失敗事例5つをご紹介します。
役員などの一意で導入が決定され、社内理解を得られず放置
最も多いのではないかと思われるものが、この失敗事例です。
企業の上層部のみが、ツールについての検討を行い、現場への説明が一切ないまま導入が決定され、営業担当者が入力を行わずに放置されるというパターンです。
SFAを導入して、その効果を得るためには、地道なデータ入力の作業を続けていくことが必要となります。
そういった背景があるにも関わらず、役員など、実際に入力を行わない役職の人たちが、実際に入力する現場の担当者に十分な説明を行わずに、「営業活動の可視化ができて、管理が容易になる」といった理由だけで導入を決定するパターンが非常に多いです。
しかし、日報や顧客情報、営業の進捗、次回行動予定など、入力にかかる工数はそれなりにあり、これまで営業情報を個人的に管理していた人からしても、管理方法が変わるために一定数の負荷が増えます。
こうなってしまうと、現場はデータ入力をする意味が分からず、工数だけが増えてしまい、アポ獲得や商談獲得に全ての時間を割くことの方が効率的であると考えるようになってしまいます。
その結果、SFAにデータ入力されずに放置され、SFAの導入効果が一切得られないという状態になるのです。
データ分析ができず、SFAを最大限活かすことができない
SFAにデータを入力する目的は、データを管理するだけではなく、集めたデータを分析し、営業の効率化・強化を図ることにもあります。
これができなければツールの効果を半減させているのと同じであり、分析が行いえていない企業は、「SFAの導入効果は大したことない」と感じてしまうのです。
実際には、集めた営業情報を基に分析を行うことで、どういった営業活動をすれば効率的に受注できるのか、どういったアプローチ方法が商談獲得率が高いのか、など様々な改善点が見つかります。
しかし、これを行うためには、集めたデータをどう見るのかやどう改善すれば良いのかなどを、事前に理解しておく必要があります。
多くの企業では、分析担当を設置することもなく、「分析についてはなんとなく」で運用を続けてしまいます。
残念ながら、SFAは「なんとなく」で効果を得られるほど簡単なツールではありません。
導入コストもそれなりにかかるため、きっちりと分析ができなければ、「SFA導入は失敗である」と言わざるを得ません。
部署間での連携が取れていない
SFAを導入する目的として、情報の共有を迅速に、そして正確に行いたい、というものがあります。
情報共有が迅速・正確に行えるようになることで、業務の効率は向上し、イレギュラーへの対応力も一気に向上します。
これは、営業部門のみではなく、マーケティング部門や、カスタマーサクセス部門などとも情報を連携させることで、より大きな効果を発揮します。
マーケティング部門が獲得・SFAにデータ入力した見込顧客を、同じSFA上で営業部門が受け取り管理することで、引継ぎを効率化。
そして、成約となった後、そのデータをカスタマーサクセス部門が確認できるようになることで、クレーム対応や顧客の要望の意図などに対し、より質の高い対応を行えるようになるのです。
しかし、部署間で連携が取れていなければ、最悪の場合それぞれが違うツールを使い、社内で同じ情報を何度も入力しなければならなくなってしまいます。
また、部門間での情報の共有が十分に行えていないと、イレギュラーへの対応もより難しくなってしまいます。
現場の人が「SFAの導入は業務を増やしただけ」と思う
実際の入力を行う営業担当者が入力を嫌うパターンの1つが、SFAの操作が複雑、ボタン配置が悪いなどUI（ユーザーインターフェース）があまりよくないものを選んでしまった、というものです。
「1-1.役員などの一意で導入が決定され、社内理解を得られず放置」でも解説したように、データ入力には一定の工数がかかります。
それにもかかわらず、操作や入力が複雑であれば、それだけデータ入力を行う意欲がそがれてしまいます。
また、顧客情報や営業情報を他のツールと共有して活用する企業も多いですが、このデータ共有が簡単にできなければ、最悪の場合同じデータを2回入力しなければなない、といったことも考えられます。
そうなってしまうと、営業が本来時間をかけて行うべき、アポや商談への準備が疎かになってしまいかねません。
操作に慣れず放置
この失敗事例はどんな企業でも、導入してすぐに発生する可能性のあるパターンです。
これまで一切SFAに触れてこなかった企業がSFAを導入すると、操作がよくわからない担当者や、入力が難しいと思う担当者が出てきます。
そのため、操作の複雑なツールや、導入初期から入力する項目を多くしてしまうと、「手間が増えた」と感じてしまい、データ入力をどんどん後回しにしてしまいます。
この流れが一度社内で生まれてしまうと、社内全体で「SFAに入力ができなくても仕方ない」という共通認識が生まれ始め、データ入力の定着とは真逆の方向へ進んでしまうことになるのです。
導入を失敗にしないために
ここまで導入失敗の事例を5つご紹介しましたが、これらを防ぐためにはどうすれば良いのでしょうか。
ここからは、SFAの導入失敗を防ぐための方法を6つご紹介します。
導入目的の明確化
まず行うべきことはこの、導入目的の明確化です。
一度解説しましたが、SFAは「なんとなく」の導入・運用で成果を出せるツールではありません。
そのため、明確な目的を持って導入しなければなりません。
明確な目的がなければ、適切なツールの選択も、社内へのツール導入の理解を促すことも、分析のためにどのような情報を入力するのかも、何もかもができません。
そのため、一番始めにツールを導入する目的を考えてみましょう。
社内への十分な説明
役員などの上長が導入を決める際には、特に押さえておかなければならないポイントとなります。
SFAを導入したいと考えるのであれば、その意図と効果、そしてそのために入力をしてもらわなければならないことをきっちりと伝えましょう。
そして、導入前にしっかりと現場を確認し、課題や要望などを細かくヒアリングする必要もあります。
こうすることで、ただトップダウンで導入を決定するのではなく、現場にとって本当に必要なツールは何か、そして、どうすれば効果的に運用できるのかを社内全体で考えることができるようになります。
導入初期の負担を意図的に減らす
導入初期は、操作や入力に不慣れなことあり、SFAへのデータ入力の工数が多くなってしまいがちです。
そのため、データ入力・操作に慣れて、定着するまでは入力する項目を減らすなどして、導入初期の負担を減らすようにしましょう。
分析方法を理解しておく、サポートを活用する
本記事でも一度解説しましたが、SFAを導入しても分析ができなければツールを100％活用できているとは言えません。
むしろ、ツールの半分も活用できていないと言っても過言ではありません。
そのため、「受注に至るまでの適切なアプローチの仕方、訪問回数を知りたい」といった風に、どういった分析を行いたいのかあらかじめ決定しておく必要があります。
なぜなら、分析には情報が必要となりますが、その情報は営業担当者が入力しなければなりません。
そのため、行いたい分析には何の情報が必要となるのか分かっておかなければ、営業に関する膨大な情報全てをSFAに入力しなければならず、営業担当者にとてつもない工数を要求してしまうことになりかねません。
また、どのように分析するのが効果的なのかや、どういった情報が必要なのか分からないといった場合には、ツール選定や入力ルール決定などを行ってくれる、外部サポートを活用することも1つの手です。
シンプルなUIを持つSFAを選ぶ
すでに何度か解説した通り、SFAにデータ入力を行うことは営業担当者の業務時間の一部を必要とし、データ入力がなければSFAは十分に機能しません。
そうなると、いかに営業担当者がデータ入力をしやすい環境を作ることができるのか、ということがSFA導入を失敗にしないために重要となってきます。
そのため、入力の項目を厳選することも必要ですが、それと同じようにシンプルで操作がしやすいUIを持ったツール選択が重要となります。
まとめ
今回は、SFAの導入失敗事例と、導入を失敗にしないためにどうすれば良いのかをご紹介しました。
SFAは営業の効率化や可視化をサポートしてくれますが、最終的には人間の手でデータ入力を行い、人間が分析しなければ効果を発揮することはできません。
そのため、SFAを導入する前に担当者がデータ入力をしやすい環境と分析を行いやすい環境を整えることができるかどうかに全てがかかっています。
SFAの導入を考えている方は、まず、この2つの環境をどうやって整えていくのかを考えるところから始めるようにしましょう。